Module
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Das Content Management in Cayoo ermöglicht die zentrale Erstellung, Pflege und Versionierung klinischen Contents ohne externe Dokumente, ohne PDF-Umwege und ohne parallele Ablagestrukturen. Inhalte werden direkt im System erstellt, bearbeitet und freigegeben. Bilder, Videos und ergänzende Materialien lassen sich nahtlos integrieren, sodass Content nicht nur dokumentiert, sondern auch immersiv erlebbar wird.
Direkte Erstellung & Freigabeprozesse im System
Klinischer Content wird direkt in Cayoo erstellt, bearbeitet und freigegeben – ohne vorher externe Dateien anzulegen oder PDF-Dokumente zu konvertieren. Änderungen sind versioniert, jederzeit nachvollziehbar und transparent einsehbar. Bereits vorhandene Dateien können über den KI-Inhaltsimporter automatisiert verarbeitet werden:
Auf diese Weise entstehen konsistente, aktuelle und strukturiert auffindbare Inhalte, die klinischen Teams zuverlässig zur Verfügung stehen.
Verbindliche Lesebestätigungen
Content kann mit dem Attribut „Lesebestätigung erforderlich“ versehen werden. Teams oder einzelne Nutzergruppen lassen sich gezielt auswählen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer Inhalte verbindlich gelesen und bestätigt hat.
Wichtig
Diese Lesebestätigung ist rein contentbezogen – nicht zu verwechseln mit Einweisungsbestätigungen in Training Documentation.
Strukturiertes Abbilden klinischer Prozesse
Klinische Prozesse lassen sich im integrierten Flowchart-Editor strukturiert abbilden. Eine besondere Stärke: Flowcharts können direkt mit Content verknüpft werden z. B. SOP-Inhalte mit einzelnen Prozessschritten.
Schnellzugriff auf Inhalte
Jeder Content verfügt über eine eigene URL, die als QR-Code bereitgestellt werden kann. Beim Scannen des QR-Codes (mit entsprechender Berechtigung) wird stets die zuletzt freigegebene Version des Contents geöffnet.
Klinikübergreifende Zusammenarbeit
Content kann mit anderen Cayoo Standorten oder kooperierenden Einrichtungen geteilt werden („Sharing“). Empfangende Kliniken haben die Möglichkeit, den Content zu übernehmen („Migration“) und bei Bedarf in den Editor-Modus zu überführen. Erst nach Anpassung und Freigabe wird der Content im eigenen System sichtbar.
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Cayoo verbindet interne Kommunikation direkt mit dem relevanten Content – zielgerichtet, kontextbezogen und ohne Medienbrüche. Informationen werden genau dort bereitgestellt, wo sie benötigt werden. Sämtliche Abstimmungen erfolgen nachvollziehbar im System – ohne E-Mail-Verteiler und ohne verstreute Kommunikationskanäle.
Informationsausspielung mit Ablaufdatum und Push-Funktion
News sind zielgerichtete Nachrichten für Teams oder Bereiche und werden direkt mit relevantem Content verknüpft.
- Definierbares Ablaufdatum → ideal für zeitkritische Hinweise
- Push-Funktion in der Cayoo App → sofortige Sichtbarkeit für Mitarbeitende
- Zielgruppenspezifische Ausspielung (Teams, Bereiche, Rollen)
So erreichen wichtige Informationen die richtigen Personen – im passenden Kontext und zur richtigen Zeit.
Rollenbasiert & individuell anpassbar
Das Dashboard zeigt alle relevanten Updates abhängig von Rolle, Zuständigkeit und Berechtigungen. Typische Elemente sind:
- Favoriten (häufig genutzter Content)
- News
- Ausstehende Lesebestätigungen (Content-Modul)
- Ausstehende Trainingsnachweise (Training Documentation)
- Offene Befragungen
- Freizugebende SOPs
- Bald ablaufende SOPs
Die Darstellung ist rollenbasiert und innerhalb der freigegebenen Möglichkeiten individuell anpassbar. So sieht jede Person genau die Informationen, die für ihre Aufgaben relevant sind.
Kontextbezogene Abstimmungen über TI-Infrastruktur
Der integrierte Messenger ermöglicht Abstimmungen direkt am jeweiligen Content – nicht in parallelen Kanälen. Jede Nachricht bleibt eindeutig der passenden Version zugeordnet.
Der Messenger basiert auf der von der gematik definierten TI-Infrastruktur. Er ist vollständig in Cayoo integriert und ersetzt E-Mail-basierte Rückfragen im internen Kontext. Dadurch wird Kommunikation sicherer, nachvollziehbarer und unmittelbar auf den jeweiligen Content bezogen.
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Training Documentation ermöglicht die strukturierte und revisionssichere Erfassung sämtlicher Geräteeinweisungen – von der Ersteinweisung durch den Hersteller bis zu laufenden In-house-Schulungen und spontanen 1:1-Einweisungen. Einweisungen werden durch definierte Einweisungsberechtigte bestätigt und sind pro Gerät und pro Mitarbeitendem eindeutig nachvollziehbar. Offene Einweisungen werden transparent dargestellt, und Nutzer können ihren persönlichen Gerätepass jederzeit einsehen oder herunterladen.
Überblick für Geräte und Mitarbeitende
Jedes Gerät verfügt über einen digitalen Gerätepass, in dem Einweisungsstände, Termine, offene Schulungen und vergangene Nachweise gebündelt dargestellt sind. Auch Mitarbeitende können ihren persönlichen Gerätepass jederzeit einsehen oder herunterladen.
Umfangreiche Analysefunktionen für Inhalte & Prozesse
Externe Hersteller oder Lieferanten können Einweisungen direkt in Cayoo signieren. Schulungsprotokolle stehen nach Abschluss der Ersteinweisung als PDF-Download zur Verfügung. Dies ermöglicht eine saubere, revisionssichere Erstdokumentation – ganz ohne Papierformulare.
Regelmäßig stattfindende Einweisungen im Haus – beispielsweise jährliche Geräteschulungen – lassen sich vollständig in Cayoo dokumentieren. Status, Wiederholungszyklen und offene Einweisungen sind für Verantwortliche jederzeit klar ersichtlich.
Spontane Geräteunterweisungen, etwa bei neuen Mitarbeitenden oder situationsbedingtem Bedarf, werden direkt in Cayoo dokumentiert. Diese Nachweise sind sofort in Geräte- und Nutzerübersichten sichtbar.
Kliniken können festlegen, welche Personen Einweisungen durchführen und bestätigen dürfen. Damit ist eindeutig geregelt, wer Einweisungen ausstellt und freigibt. Das Modul wird schrittweise um weitere klinische und technische Trainingsformate erweitert – basierend auf derselben revisionssicheren Logik.
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Monitoring &Analytics
Monitoring & Analytics ist das integrierte Analyse- und Survey-Tool von Cayoo. Es kombiniert zielgerichtete Befragungen, umfassende Auswertungen und strukturierte Vergleiche zwischen Teams und Bereichen. Durch die direkte Integration in Cayoo lassen sich Surveys präzise zuweisen, Ergebnisse automatisch auswerten und identischer Content teamübergreifend benchmarken.
Teambezogene Abfragen & Rückmeldungen (integriert)
Surveys werden direkt aus Cayoo heraus erstellt und spezifischen Teams, Abteilungen oder Rollen zugewiesen. Nutzer erhalten die Teilnahmeaufforderung über ihr persönliches Dashboard, was die Rücklaufquote signifikant verbessert. Ergebnisse werden automatisch erfasst, visualisiert und können gezielt für Qualitäts- und Prozessoptimierungen genutzt werden.
Da die Surveys vollständig integriert sind, entfallen externe Links, zusätzliche Logins oder separate Tools – ein klarer organisatorischer Vorteil gegenüber klassischen Lösungen wie SurveyMonkey.
Umfangreiche Analysefunktionen für Inhalte & Prozesse
Statistics bietet detaillierte Auswertungen zur Nutzung, Aktualität und Wirkung von Content – inklusive Trends, Entwicklungen und Auffälligkeiten. Kliniken erhalten unter anderem Einblick in:
Diese Transparenz ermöglicht eine fundierte Weiterentwicklung von Content-, Kommunikations- und Trainingsprozessen.
Vergleich identischer Surveys zwischen Teams/Bereichen
Identische Surveys können parallel an unterschiedliche Teams ausgespielt werden. Die Ergebnisse lassen sich anschließend direkt gegenüberstellen:
So entsteht ein objektiver Vergleich, der zeigt:
Benchmarking ist vollständig in Cayoo integriert und erfordert keine externe Analyseplattform.
Smarte Workflows · Klare Strukturen · Effiziente Prozesse ·
Systemlogik
Cayoo basiert auf einer klar definierten Rollen- und Organisationsstruktur. Rollen legen fest, wer Inhalte erstellen, bearbeiten oder freigeben darf. Teams bündeln Nutzer mit gemeinsamen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, während Abteilungen mehrere Teams zusammenfassen und klinische Strukturen abbilden.
Diese Systemlogik stellt sicher, dass Inhalte zielgerichtet ausgespielt werden, Freigabeprozesse transparent und nachvollziehbar ablaufen und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind.
Made for Clinicians
Die Module in Cayoo sind so gestaltet, dass sie den medizinischen Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Effizient, digital und intuitiv – damit Teams Zeit für das Wesentliche gewinnen.
